Apa Itu Cash Payment Journal?

Cash payment journal adalah salah satu elemen yang sangat penting dan wajib ada di setiap bisnis, apapun jenis bisnisnya. Semua transaksi keuangan dalam bisnis wajib dicatat secara akurat di dalam laporan keuangan atau jurnal keuangan.

Laporan keuangan itu nantinya akan digunakan sebagai acuan bagi perusahaan sehingga bisa mengambil keputusan bisnis yang terbaik. Itulah sebabnya laporan keuangan perlu dicatat dalam jurnal sesuai dengan urutan waktu saat transaksi terjadi.

Pengertian dari Cash Payment Journal

Istilah cash payment journal merupakan istilah dalam bahasa Inggris. Dalam bahasa Indonesia, istilah ini lebih dikenal sebagai jurnal pengeluaran yang fungsinya adalah untuk mencatat semua transaksi yang terjadi secara tunai. Pada jurnal ini tercantum berbagai catatan akuntansi.

Catatan akuntansi tersebut berkaitan dengan pengeluaran secara tunai atau kas. Pengeluaran itu meliputi semua perlengkapan dagang, pembayaran beban, penarikan uang, pembayaran utang, dan transaksi lain yang masih sejenis.

Baca juga: Ingin Sukses Berbisnis? Pahami Segmentasi Pasar Dulu

Jurnal pengeluaran ini juga bisa diartikan sebagai suatu buku besar yang tujuannya adalah untuk mencatat semua pembayaran secara tunai, termasuk pembelian barang dagang, jumlah utang, biaya operasional untuk bisnis, dan sebagainya.

Cash payment journal adalah jurnal yang akan menampilkan beberapa kolom yang terpisah. Masing-masing kolom akan menampilkan tanggal, keterangan transaksi, nomor cek, pinjaman tunai, kredit pengurangan pembelian, piutang pinjaman, nilai debit, debit pembelian dan sebagainya.

Jurnal pengeluaran merupakan salah satu jurnal khusus. Selain jurnal pengeluaran ini, ada berbagai jenis jurnal lain yang juga sering digunakan dalam bisnis, seperti:

• Jurnal penjualan yang fungsinya adalah untuk mencatat penjualan barang secara kredit.
• Ada juga jurnal pembelian yang akan mencatat seluruh pembelian barang.
• Jurnal penerimaan kas yang fungsinya adalah untuk mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan penerimaan uang tunai atau kas.

Fungsi dan Tujuan dari Cash Payment Journal

Fungsi utama dari jurnal pengeluaran adalah untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran yang ada hubungannya dengan aktivitas operasional suatu perusahaan. Dokumen yang digunakan untuk mencatat jurnal pengeluaran adalah faktur yang diperoleh dari supplier.

Faktur yang diperoleh dari supplier ini harus sudah mempunyai cap lunas di bilyet giro dan cek maupun di bukti transaksi lain yang digunakan.

Sedangkan tujuan dibuatnya jurnal pengeluaran adalah untuk mempermudah pelaku bisnis ketika akan memposting ke buku besar. Metode serta jenis pembayaran yang semakin mendetail membuat Anda jadi lebih mudah melakukan pemindahan ke buku besar.

Manfaatnya adalah Anda jadi bisa lebih menghemat tenaga, biaya, serta waktu yang diperlukan untuk memeriksa ulang dan memindahkannya ke buku besar.

Contoh Format Jurnal Pengeluaran Usaha

Karena cash payment journal adalah jurnal yang wajib ada dalam setiap jenis usaha, Anda perlu memahami tentang jurnal pengeluaran ini dengan lebih mendalam. Berikut ini merupakan contoh format yang bisa Anda gunakan untuk membuat jurnal pengeluaran sendiri.

1. Date: kolom untuk menuliskan tanggal serta waktu pengeluaran kas atau uang tunai.
2. Nomor Transaksi: kolom untuk memasukkan nomor transaksi yang ada di bukti pengeluaran kas. Biasanya, nomor transaksi ada di faktur pembelian.
3. Keterangan: kolom untuk menuliskan keterangan secara mendetail dan lengkap yang berhubungan dengan transaksi tertentu yang dilakukan.
4. Checklist: kolom berikutnya di cash payment journal adalah adalah untuk memberikan tanda checklist di bagian referensi ketika transaksi yang dicatat sudah diposting ke buku besar.
5. Akun: kolom lain yang merupakan tempat untuk nama akun yang berhubungan dengan pengeluaran. Akun debit misalnya, berfungsi untuk merekam jumlah nilai debit. Kolom debit kemudian dibagi lagi menjadi beberapa kategori berbeda, yaitu:

• Pembelian: masukkan jumlah pembelian apapun yang dilakukan dengan menggunakan metode pembayaran tunai.
• Utang dagang: isikan nominal utang dagang yang sudah berhasil dilunasi.
• Jumlah: masukkan jumlah transaksi di akun yang berkaitan.
• Serba-serbi: dibagi lagi menjadi dua sub kolom yang masing-masing berisi jumlah dan akun.

6. Akun kredit: kolom selanjutnya yang bisa ditambahkan ke cash payment journal adalah kolom untuk memasukkan jumlah transaksi yang dilakukan secara kredit. Bagi kolom ini menjadi dua kategori berikut ini:

• Kas: kolom khusus untuk memasukkan transaksi pengeluaran yang menggunakan uang tunai atau cash.
• Potongan pembelian: kolom untuk memasukkan nilai diskon untuk pembelian yang diterima saat terjadi transaksi atau saat pembelian produk dagang dilakukan.

7. Referensi atau kode akun: kolom terakhir yang sebaiknya ada di jurnal pengeluaran. Masukkan kode akun setiap transaksi di kolom referensi.

Coba gunakan format di atas untuk membuat jurnal pengeluaran milik Anda sendiri. Karena cash payment journal adalah elemen keuangan penting, jangan sampai salah dalam mengisi jurnal pengeluaran.

Manfaat Jurnal Pengeluaran Kas Khusus

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, jurnal pengeluaran kas termasuk dalam jurnal khusus. Jurnal khusus ini mempunyai banyak sekali manfaat untuk bisnis dan perusahaan. Beberapa manfaat yang akan dirasakan dengan membuat dan menggunakan jurnal khusus antara lain:

1. Kemudahan dalam mebuat catatat yang sistematis

Pengelompokan pencatatan berbagai transaksi dilakukan dalam jurnal khusus. Dengan pengelompokan ini, proses membuat laporan keuangan bisnis atau usaha jadi lebih sistematis. Kemudahan ini juga akan membuat proses pencatatan ke buku besar jadi jauh lebih efisien.

Baca juga: Begini Urutan Film Marvel yang Benar Secara Kronologis

2. Proses pendataan transaksi berlangsung lebih cepat

Manfaat lain dari dibuatnya cash payment journal adalah proses pembuatan laporan keuangan jadi bisa selesai lebih cepat karena data sudah dikelompokkan di awal. Contohnya saja jika ada 100 kali transaksi yang sejenis, jurnal umum akan tetap mencatat dan mengelompokkan sebanyak 100 kali.

Sedangkan jurnal khusu hanya akan mengelompokkan data yang ada satu kali saja, dengan berpatokan pada jenis akun yang digunakan.

3. Proses posting ke buku besar jadi lebih mudah

Jurnal khusus juga memungkinkan Anda untuk memposting semua data transaksi ke dalam buku besar dengan lebih praktis serta mudah secara berkala. Dalam jurnal khusus, seluruh transaksi yang sejenis akan dibukukan dalam satu akun yang sama.

Dengan begitu, proses posting transaksi keuangan jadi bisa dilakukan bersamaan selama jenis akunnya masih sama.

Baca juga: Cara Bermain Tenis Meja: Peraturan dan Tips Cepat Jago

4. Pemeriksaan berkala bisa dilakukan dengan mudah

Manfaat lain membuat dan menggunakan cash payment journal adalah pemeriksaan kembali yang dilakukan secara berkala bisa dilakukan dengan lebih mudah serta akurat. Dengan jurnal khusus ini, transaksi keuangan yang sejenis bisa dicatat di pembukuan dengan praktis dan ringkas.

Hal ini tentu memudahkan auditor internal perusahaan atau auditor eksternal dalam memeriksa keuangan perusahaan tersebut secara berkala.

Menggunakan Aplikasi untuk Membuat Jurnal Pengeluaran

Selain membuat jurnal pengeluaran secara manual di atas kertas, beberapa perusahaan memutuskan untuk menggunakan aplikasi gratis maupun berbayar untuk membuat jurnal yang lebih berkualitas dan akurat. Jurnal ini bisa menjadi cadangan untuk jurnal pengeluaran yang dibuat secara manual.

Yang perlu dipersiapkan saat akan menggunakan aplikasi berbayar cash payment journal adalah dana untuk membeli software tersebut. Unduh aplikasi Kredit Pintar yang akan menyediakan pinjaman dana sesuai dengan yang Anda perlukan untuk memenuhi kebutuhan modal bisnis Anda.

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.