Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Benar

Selama bertahun-tahun bekerja, terkadang ada kalanya Anda terpaksa tidak bisa masuk seperti biasa karena berbagai alasan yang menghalangi. Meskipun begitu, apapun alasannya, pastikan untuk tetap mengajukan surat izin tidak masuk kerja kepada atasan bila Anda memang benar-benar berhalangan hadir. Ini cara membuat surat izin tidak masuk kerja

Tak hanya untuk sekedar sebuah pemberitahuan, namun mengajukan surat izin seperti ini akan menjadi suatu bentuk keprofesionalan Anda di tempat kerja. Selain itu, surat izin tidak masuk kerja juga penting untuk dibuat dan diajukan agar di kemudian hari tidak terjadi permasalahan tertentu oleh karena Anda tidak hadir di tempat kerja. 

Lantas, sudahkah Anda tahu bagaimana cara membuat surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar? Atau apa saja alasan izin tidak masuk kerja yang diperbolehkan dan masuk akal bagi atasan? Simak langsung yuk beberapa tips dan contohnya berikut ini!

Baca juga: Cara Membuat Google Form Dengan Cepat Tanpa Ribet

Ketahui Kebijakan Perusahaan Terkait Prosedur Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Sebelum mengetahui cara membuat surat izin tidak masuk kerja serta mengajukannya, pastikan Anda mengetahui terlebih dahulu kebijakan yang dimiliki perusahaan Anda terkait dengan syarat-syarat dan prosedur bagaimana mengajukan surat izin tidak masuk kerja.

Misalnya saja, ada perusahaan yang mewajibkan karyawannya untuk mengajukan surat izin tidak masuk kerja secara langsung jika mereka berhalangan hadir. Namun ada juga perusahaan yang memperbolehkan karyawan mereka untuk mengirimkan izin tidak masuk kerja hanya melalui pesan singkat kepada atasan atau cukup hanya melalui pesan email saja.

Tak hanya itu, ada juga perusahaan yang mewajibkan karyawan mereka untuk memberi tahu atasan terlebih dahulu sebelum memberikan informasi atau mengajukan surat izin tidak masuk kerja. Oleh karena itu, harap kenali dan ketahui prosedur pengajuan surat izin tidak masuk kerja di kantor Anda terlebih dahulu dengan tepat. 

Bila perlu baca kembali aturan mengenai hal tersebut di buku panduan karyawan. Atau tanyakan langsung ke bagian HRD mengenai alasan-alasan apa saja yang diperbolehkan oleh kantor. Apabila sudah mengetahui bagaimana prosedur pengajuan yang tepat yang diperbolehkan kantor, barulah setelahnya Anda membuat surat izin tidak masuk kerja sesuai dengan format yang ditentukan. 

Cara Mengajukan Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Untuk mengetahui cara membuat surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar, pertimbangkan beberapa tips jitu bagaimana membuat surat tersebut. Apa sajakah itu? Berikut poin-poin pentingnya!

1. Formatnya Sama Dengan Surat Formal

Sama halnya dengan surat formal pada umumnya, surat izin tidak masuk kerja juga bersifat formal lho! Jadi, formatnya pun seperti surat formal. Yakni ada kop surat, pembuka, isi atau badan surat, salam penutup serta nama pengirim dan tanda tangan. 

Intinya, jangan coba-coba membuat surat izin tidak masuk kerja seperti surat biasa yang Anda kirimkan kepada kekasih atau sahabat atau orang tua Anda. 

2. Isinya Singkat dan Penuh Detail

Hindari alasan yang panjang lebar dan bertele-tele tentang mengapa Anda terpaksa tidak bisa masuk kerja. Cukup tuliskan dengan singkat dan detail atau spesifik. Beberapa hal yang bisa dijelaskan adalah seperti alasan dan tanggal ketidakhadiran Anda, durasi atau lama hari Anda tidak masuk kerja serta berkas pendukung yang diperlukan misalnya saja surat keterangan dari dokter.

3. Berikan Sebuah Alternatif Pengganti Ketidakhadiran

Anda juga bisa memberikan sebuah alternatif sebagai pengganti ketidakhadiran Anda selama di kantor. Alternatif ini patut dipertimbangkan apalagi bila dalam beberapa kasus kehadiran Anda memang benar-benar diperlukan. 

Contohnya adalah dengan tetap bisa dihubungi melalui email, dapat bekerja remote dari rumah, atau bisa juga dengan menjelaskan siapa yang bisa menjadi back up Anda selama tidak bisa bekerja.

4. Buat Sesuai dengan Struktur yang Benar dan Tepat 

Tips penting cara membuat surat izin tidak masuk kerja yang lain adalah dengan membuatnya mengikuti struktur yang tepat dan benar. Tujuannya adalah agar isi pesan Anda tersampaikan dengan baik dan jelas sekaligus memudahkan pihak-pihak yang membaca surat tersebut untuk memahaminya. 

Baca juga: Tips Menggunakan Aplikasi Paylater Seperti Shopee Paylater

Umumnya, struktur yang diperbolehkan dalam surat izin tidak masuk kerja adalah seperti berikut. 

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Alamat tujuan surat serta siapa yang Anda tuju 
• Perihal
• Salam pembuka 
• Identitas diri Anda yang mencakup informasi mengenai nama, jabatan, divisi, nomor kepegawaian, dan alamat Anda dengan lengkap
• Isi atau badan surat yang meliputi alasan mengapa Anda mengajukan surat izin tidak masuk kerja serta berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk tidak masuk kerja
• Salam penutup dan ucapan terimakasih
• Nama Anda dan tanda tangan

Contoh Alasan Izin Tidak Masuk Kerja

Ada beberapa alasan yang membuat seseorang pada akhirnya terpaksa tidak masuk kerja. Berikut beberapa contoh alasan izin tidak masuk kerja yang tepat sebagai berikut.

1. Merasa Tidak Sehat

Sedang merasa tidak sehat atau sakit? Tidak ada salahnya kalau beristirahat sebentar dari pekerjaan Anda. Pastinya tidak enak rasanya tetap beraktivitas di saat tubuh Anda tidak fit, bukan? Karena itulah, sebaiknya minta izin untuk tidak masuk kerja sehari atau beberapa hari untuk rehat sejenak. 

Dalam waktu libur tersebut, Anda bisa gunakan untuk pergi ke dokter atau beristirahat agar bisa kembali sehat dan segera. Saat ke dokter, jangan lupa untuk meminta surat keterangan sakit. Surat inilah yang umumnya digunakan sebagai sebuah bukti kepada atasan bahwa Anda memang benar-benar sedang sakit.

2. Ada Janji dengan Dokter

Alasan kedua yang bisa Anda cantumkan dalam surat izin tidak masuk kerja adalah karena jadwal periksa kesehatan dengan dokter yang tidak bisa diganti dengan hari lain. Hal itu terjadi karena biasanya jadwal pemeriksaan tersebut sudah ditentukan oleh rumah sakit sebelumnya. 

Belum lagi dengan kesibukan dokter. Alasan ini dapat Anda utarakan kepada atasan jauh-jauh hari sebelum surat izin diajukan.Tujuannya adalah agar atasan bisa memberikan izin dan percaya kepada Anda. 

3. Panggilan ke Sekolah Anak

Mendapatkan undangan atau panggilan ke sekolah anak juga dapat menjadi contoh alasan izin tidak masuk kerja yang tepat. Misalnya ketika Anda harus menerima rapor hasil belajar mereka atau diwajibkan menghadiri rapat orang tua murid. 

Untuk alasan ini, Anda bisa mengajukan izin tidak masuk kerja atau setengah hari kerja. Surat edaran dari sekolah dapat menjadi bukti sekaligus dokumen lampiran bersama dengan surat izin tidak masuk kerja yang Anda ajukan.

4. Kecelakaan Mendadak

Mengalami kecelakaan mendadak juga bisa menjadi alasan untuk izin tidak masuk kerja. Apalagi jika Anda butuh perawatan dan penanganan khusus dari rumah sakit. Tentunya keadaan ini bisa dikategorikan sebagai keadaan darurat sehingga mau tidak mau, perusahaan pasti akan memberikan izin mereka demi keselamatan Anda.

5. Kematian Salah Satu Anggota Keluarga Terdekat

Taka da yang menginginkan kematian terjadi pada salah satu anggota keluarga terdekatnya, apalagi itu adalah yang memiliki hubungan darah. Pastinya keluarga adalah prioritas utama Anda, bukan? 

Saat ada yang meninggal, Anda bisa meminta izin untuk tidak masuk kerja karena harus mengurus segala hal yang berkaitan dengan pemakaman. Anda juga bisa mengajukan izin berkabung ditambah izin cuti beberapa hari apabila yang meninggal adalah salah satu anggota keluarga inti Anda. 

6. Akan Menikah

Menikah juga dapat menjadi alasan kuat Anda untuk tidak masuk kerja. Biasanya pemberitahuannya diberikan jauh-jauh hari sehingga perizinan pun lebih mudah diberikan oleh atasan. 

Baca juga: Cara Mengurus KK yang Hilang

7. Terjadi Bencana

Bencana bisa terjadi kapan saja tanpa tahu waktu. Dan ini juga dapat menjadi alasan Anda terpaksa tidak masuk kerja secara mendadak. Contoh bencana yang dimaksud adalah gempa yang parah, banjir, kebakaran, angin topan dan iain-lain. 

Nah, selain alasan-alasan di atas, ada juga beberapa alasan lain yang sebaiknya tidak Anda gunakan untuk mendapatkan izin tidak masuk kerja. Alasan-alasan yang dimaksud serasa tidak masuk akal dan bahkan harus dihindari. Berikut beberapa contoh alasan yang kurang tepat untuk dimasukkan sebagai alasan dalam format cara membuat surat izin tidak kerja.  

• Terlambat bangun
• Sakit kepala ringan
• Ada masalah dengan rekan kerja
• Merasa malas bekerja
• Tak ada pakaian yang cocok untuk digunakan
• Serta beragam alasan yang sangat tidak profesional lainnya

Demikian informasi lengkap mengenai surat izin tidak masuk kerja hingga bagaimana cara membuat surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Alasan-alasan yang kami contohkan di atas juga patut sekiranya untuk digunakan dalam surat izin tidak masuk kerja Anda.

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.