Contoh Kop Surat Perusahaan Profesional

Kop surat perusahaan yang benar dan resmi penting untuk diketahui. Terlebih, jika kamu harus membuat surat untuk dikirimkan ke perusahaan atau pihak lainnya. Berikut adalah penjelasan dan contoh kop surat instansi yang benar. 

Surat resmi adalah surat yang ditulis oleh lembaga, organisasi, atau instansi. Sifat komunikasinya adalah formal. Surat resmi punya sejumlah bagian penting, misalnya nomor surat, alamat penerima surat, salam pembuka, tujuan, isi, penutup, serta kop surat.

Kop surat merupakan sebuah format yang dipakai untuk menunjukkan identitas pengirim surat resmi. Letak kop surat ada di paling atas sebelum tanggal surat. Bagian ini harus ditulis dalam penyusunan surat resmi guna menunjukkan citra perusahaan maupun instansi yang profesional.

Kop surat yang ditulis mesti mengandung beberapa bagian-bagian utama, misalnya nama perusahaan, instansi atau perseorangan, logo perusahaan, alamat, serta nomor telepon perusahaan. 

Baca juga: Praktis dan Mudah, Begini Contoh Surat Permintaan

Definisi Kop Surat Perusahaan

Kop surat perusahaan merupakan komponen dalam surat resmi yang didalamnya ada identitas perusahaan pengirim surat. Dengan kop surat instansi ini, penerima surat maupun orang yang membacanya bakal mengetahui siapa pengirim surat tersebut. 

Ada berbagai jenis kop surat yang sering digunakan, yakni kop surat instansi, kop surat instansi, serta lainnya. Apa sih bedanya kop surat instansi dengan kop surat lainnya?

Pada dasarnya, tidak terdapat perbedaan yang mendasar antara kop surat instansi dengan kop surat lainnya, tapi untuk kop surat instansi usahakan saat membuatnya dilakukan sebaik mungkin. Kamu mesti menulis kontak perusahaan dengan baik sebab kop surat ini bakal menunjukan identitas perusahaan yang dapat dijadikan promosi bisnis perusahaan tersebut.

Fungsi kop surat instansi

Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas, kop surat perusahaan disusun sebagai identitas sebuah perusahaan. Tidak cuma itu, masih ada fungsi lainnya mengapa kop surat instansi ini dibuat. Untuk lebih jelasnya, ini adalah penjelasannya:

1. Mencerminkan Identitas

Fungsi utama dari kop surat instansi yakni sebagai identitas perusahaan yang mengirimkan surat. Dalam kop surat hal yang paling dominan yakni logo surat yang akan membedakan satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. 

Selain itu, dengan adanya logo ini perusahaan juga dapat melakukan branding untuk mengenalkan bisnis yang dimilikinya.

Baca juga: Contoh Surat Tugas Paling Mudah. Pebisnis Wajib Tahu!

2. Menggambarkan Informasi

Selain mencerminkan identitas, kop surat instansi juga punya fungsi untuk memberi informasi. Informasi yang umumnya termuat dalam kop surat meliputi nama perusahaan, logo perusahaan, bidang usaha, alamat lengkap, nomor telepon, serta juga email perusahaan. Dari data-data yang ada di kop surat tersebut, penerima surat bakal mendapatkan informasi mengenai perusahaan pengirim surat tersebut.

3. Alat Promosi

Dengan adanya kop surat, kamu juga dapat melakukan promosi terhadap bisnis yang sedang dijalankan secara tidak langsung. Promosi secara tidak langsung ini dijalankan dengan cara menyuguhkan informasi mengenai identitas pengirim yang terdapat di kop surat.

Struktur Kop Surat Perusahaan

Saat menulis kop surat instansi, kamu tidak boleh menulisnya dengan berantakan atau tidak memperhatikan kaidah yang berlaku. kamu mesti benar-benar memperhatikan penempatan nama perusahaan, alamat perusahaan, logo perusahaan, serta kontak yang bisa dihubungi.

Kamu mesti menulisnya berdasar kaidah yang berlaku yakni penulisan nama perusahaan terlebih dulu, lalu alamat, disusul kontak yang dapat dihubungi, dan untuk kontak dapat diletakan di bagian samping.

Supaya lebih jelas, berikut sejumlah komponen yang harus ada dalam penulisan kop surat instansi. Kamu harus memastikan komponen-komponen ini ada dalam kop surat instansimu.

1. Nama perusahaan
2. Alamat lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, alamat email, website, dan kode pos
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha.

Cara Membuat Kop Surat Perusahaan

Berikut ini adalah beberapa cara membuat kop perusahaan:

1. Microsoft Word

1. Buka Microsoft Word yang ada di komputer.
2. Klik bagian headers di bagian atas Ms. Word.
3. Tulis identitas perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email, lalu pilih rata tengah (CTRL+E).
4. Guna memasukan gambar, pilihlah Insert kemudian pilih Picture.
5. Masukkan garis pemisah pada bagian bawah kop surat

Baca juga: Contoh Surat Dinas dan Serba Serbinya

2. Ms. Excel

Selain memakai Ms. Word, Kawan Kledo juga dapat menggunakan Ms. Excel untuk menulis kop surat instansi. Berikut langkah-langkah yang dapat diikuti untuk menyusun kop surat instansi dengan Ms. Excel:

1. Buka Ms. Excel yang ada di komputer Kawan Kledo.
2. Pilih salah satu worksheet atau bisa pilih sejumlah tertentu lalu lakukan merge.
3. Tuliskan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email di worksheet tersebut.
4. Beri sel kosong pada bagian bawah sheet yang terisi.
5. Untuk memasukan logo perusahaan pilih Insert+Picture.
6. Buat garis pemisah di bagian bawah kop surat. Kamu dapat melakukannya dengan menyalin garis yang ada di Ms. Word.

Cara Buat kop surat instansi dengan Canva

Berikut ini adalah cara menyusun kop surat dengan canva:

1. Buka Canva dan tentukan tipe desain “Kop Surat”.
2. Pilih dari perpustakaan elemen desain grafis profesional, seperti gambar, ikon, logo, bingkai, dan lainnya.
3. Unggah gambar Anda atau pilih dari lebih dari 1 juta stok gambar Canva.
4. Merapikan gambar Anda, tambahkan filter keren serta edit teks.
5. Simpan serta cetak, atau unggah secara online.

Contoh Kop Surat Perusahaan

Agar lebih memudahkan kamu dalam pembuatan kop surat instansi, berikut sejumlah contoh kop surat instansi yang bisa dijadikan referensi.

Dari penjelasan di atas, dapat kamu ketahui kop surat instansi begitu penting bagi sebuah perusahaan. Maka dari itu, pastikan kamu membuat kop surat instansi ini dengan baik supaya tidak terjadi kesalahpahaman informasi saat surat diterima oleh orang lain. Kamu bisa memakai cara di atas untuk membuat kop surat perusahaan serta gunakan juga contoh kop surat perusahaan untuk memudahkannya.

1. Contoh Kop Surat Perusahaan Tekstil

Masing-masing perusahaan tentu memiliki identitas yang khas jika dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Setiap perusahaan juga tentu mau terlihat beda dari perusahaan lainnya, tidak berbeda juga dengan perusahaan tekstil.

Untuk menunjukkan jatidiri ataupun identitas diri dalam surat yang ditulis, sebuah perusahaan tekstil bakal menggunakan kop surat pada surat resmi mereka.

PT. SUMBER SANDANG TEXTILE

Jl. Teratai Putih 1 Komp. Helvetia Boulevard Bl. A1 No. 2 – 4 Bandung 60897

Telp. 022 – 5098001 ext. 567 Fax. 022 – 5098000

Website : http://www.sumbersandang.com

2. Contoh Kop Surat Perusahaan Retail

Perusahaan retail adalah perusahaan multicabang yang punya banya cabang di berbagai daerah berbentuk minimarket. Sejumlah contoh perusahaan retail yang paling besar di Indonesia misalnya Indomaret, Alfamart, dan Alfamidi. 

Untuk menunjukkan identitas, maka perusahaan – perusahaan retail seperti ini tentu akan menggunakan kop surat.

PT. SEGAR ALAM ABADI STORE

Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4  Jl. Raya  Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977

Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925

Website: http://www.segaralamabadi.com Email: [email protected]

3. Contoh Kop Surat Perusahaan Jasa Pengiriman

Salah satu perusahaan yang bergerak di Indonesia yakni perusahaan jasa pengiriman. Perusahaan jasa pengiriman ini umumnya menerima barang untuk dikirimkan via darat, laut, dan udara. Nah, saat berkomunikasi dengan para pelanggan, maka tentu perusahaan jasa pengiriman juga bakal menggunakan kop surat.

PT. PERKASA JAYA CARGO

Jl. Damai Sejahtera No. 30A Bandung 56019

Telp. 022 – 900190/ 022 – 900199, Fax. 022 – 900111

Website : http://www.perkasajayacargo.co…

4. Contoh Kop Surat Perusahaan Lengkap

Mungkin anda pernah menemukan kop surat salah satu perusahaan yang terkesan sederhana dan apa adanya. Namun ada juga perusahaan yang memiliki kop surat super lengkap dan bagus. Dalam kop surat lengkap ini kita bisa menemukan banyak informasi mengenai perusahaan tersebut, mulai dari logo, nama, alamat, kode pos, alamat e-mail, sampai dengan alamat website mereka.

5. Contoh Kop Surat Perusahaan Simpel

Tidak semua kop surat menggambarkan berbagai informasi pada kop surat yang mereka pakai. Seperti salah satu contoh di bawah ini, kita cuma bisa menemukan nama perusahaan dan juga sejumlah layanan jasa yang mereka miliki. Selain itu, sama sekali tidak ada informasi lain dari perusahaan tersebut.

6. Contoh Kop Surat Perusahaan Printing dan Desain

Ada banyak contoh usaha yang umumnya kita temukan di lingkungan kita, salah satunya merupakan perusahaan printing dan desain. Sudah dapat dipastikan kalau kop surat yang dipakai perusahaan seperti ini akan mengutamakan desain dibandingkan informasi yang ditampilkan. Seperti contoh di bawah ini, kita bisa menemukan berbagai desain yang menarik, namun menemukan tulisan yang hanya kecil saja mengenai informasi perusahaan mereka.

Baca juga: Pengertian, Fungsi, Jenis Surat Permohonan Izin

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech berizin dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.