Contoh Surat Dinas dan Serba Serbinya

Surat dinas adalah surat resmi yang sangat penting. Surat ini sendiri sering dikeluarkan oleh berbagai instansi atau perusahaan. Tujuannya sendiri pun untuk kepentingan yang berkaitan dengan kedinasan, sehingga tidak heran jika surat ini terkadang menjadi sangat penting. Agar tidak kesulitan dalam membuatnya, maka akan diberikan beberapa contoh surat dinas yang bisa kamu gunakan.

Baca juga: 7 Cara Cek Plagiarisme Menggunakan Situs Gratis | Kredit Pintar

Mengenal Tentang Surat Dinas 

Fungsi utama surat dinas adalah untuk menyampaikan sebuah urusan, misalnya permintaan izin, sebagai surat tugas dan lain sebagainya. Tidak hanya instansi atau lembaga pemerintah saja yang menggunakan surat dinas, tapi juga lembaga atau perusahaan swasta juga bisa mengeluarkan surat ini. 

Agar Anda dapat mengenal surat dinas dengan lebih baik, maka harus tahu terlebih dahulu apa saja unsur dan ciri-cirinya. Berikut ini adalah ulasannya: 

Unsur dalam Surat Dinas 

Unsur dalam surat dinas juga harus dimengerti agar tidak salah dalam membuatnya. Karena surat ini memiliki fungsi yang sangat penting. Berikut ini adalah unsurnya: 

• Memiliki format yang teratur, rapi dan resmi. Dimana ada standar yang memang harus diikuti. 
• Bahasa dalam surat dinas sendiri harus resmi dan menggunakan bahasa baku, sopan serta dengan mudah dapat dimengerti. 
• Isi surat harus jelas, padat serta singkat. 
• Penulisan dengan format yang benar dan tidak ada typo. 
• Surat harus memberikan citra yang baik dari instansi yang mengeluarkan. 

Ciri-ciri dari Surat Dinas

Kemudian surat dinas juga mempunyai ciri-ciri yang juga harus ada. Karena surat ini bersifat resmi, maka formatnya sendiri juga harus sesuai dengan pedoman. Hanya kurang satu saja ciri dalam surat dinas, maka bisa jadi surat tersebut tidak sah. Berikut ini adalah ciri-ciri yang ada di surat dinas: 

1. Ada kop surat 

Ciri pertama adalah sudah pasti dari kop surat atau kepala surat. Surat dinas dikeluarkan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi atau perusahaan. Maka, sudah jelas bahwa Anda harus mencantumkan kop surat. Biasanya kop surat ini berisi nama instansi, alamat, nomor telepon, kode pos serta logo. 

2. Salam pembuka serta tertutup 

Dalam surat dinas juga harus ada salam pembuka atau penutup. Untuk salam pembuka sudah pasti Anda familiar akan “Dengan Hormat”. Sedangkan salam penutup biasanya akan berisi kalimat yang ditutup dengan terima kasih dan hormat kami. 

3. Adanya nomor surat 

Setiap surat dinas harus diberikan nomor surat. Fungsi dari nomor surat ini sendiri akan mempermudah pengarsipan di dalam instansi. Selain itu, adanya nomor surat ini akan sangat memudahkan mencari surat yang sudah dikeluarkan sebelumnya. Sehingga pencarian tidak akan memakan waktu yang lama. 

4. Lampiran serta perihal 

Dalam surat dinas sendiri juga harus ada lampiran sebagai dokumen pendukung. Biasanya lampiran ini akan disatukan bersama dengan surat dinas. Apabila tidak ada lampiran, maka bisa jadi surat dinas tidak akan sah. 

Sedangkan untuk perihal adalah berisi tentang tujuan dikeluarkan surat dinas ini. Misalnya tujuannya adalah untuk menjadi surat tugas, maka harus dicantumkan bahwa itu adalah surat perjalanan dinas atau surat tugas. 

5. Harus menggunakan bahasa yang formal

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa surat dinas harus menggunakan bahasa formal atau baku. Dimana penyampaian surat pun harus jelas, singkat dan padat. Penulisan juga harus sesuai dengan pedoman dalam penulisan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. 

Jenis dari Surat Dinas 

Surat dinas juga tidak hanya ada satu jenis saja, tapi dibagi menjadi beberapa jenis. Anda pun juga harus tahu apa saja jenis dari surat dinas, seperti berikut ini: 

1. Surat pemberitahuan 

Jenis surat dinas yang pertama adalah surat pemberitahuan. Dalam surat ini berisi tentang penyampaian informasi kepada orang banyak. Biasanya instansi pemerintah yang kerap kali mengeluarkan surat pemberitahuan ini. 

2. Surat perjalanan dinas 

Surat ini sendiri sudah disebutkan sebelumnya. Dimana fungsi utama dari surat ini adalah menerangkan bahwa karyawan yang berada di instansi mereka akan melakukan perjalanan dinas ke suatu tempat. Biasanya surat perjalanan dinas akan dilampiri keterangan akomodasi, biaya perjalanan dan lain sebagainya. 

3. Surat undangan 

Kemudian juga ada surat undangan, dimana jelas surat ini berfungsi untuk mengundang seseorang untuk datang ke acara atau rapat yang diadakan. Biasanya yang diundang adalah orang yang juga berperan penting dalam perusahaan atau instansi. 

4. Surat mutasi 

Lalu juga ada surat mutasi yang dikeluarkan oleh pihak instansi terhadap karyawannya. Dimana surat ini memberitahukan kepada karyawan atau pegawai untuk pindah tempat dinas atau jabatan. 

5. Surat dinas perjanjian 

Untuk surat dinas yang satu ini biasanya akan berisi sebuah perjanjian antar dua perusahaan atau instansi. Dalam surat ini pun akan tercantum berbagai macam informasi terkait perjanjian. Dimana tentu saja harus ada tanda tangan dari kedua perwakilan perusahaan. 

6. Surat permohonan 

Surat permohonan bisa dijadikan surat dinas dari sebuah instansi atau lembaga. Contohnya adalah permohonan perihal penambahan karyawan di perusahaan cabang dan lain sebagainya. Biasanya, dalam surat permohonan ini juga akan dijelaskan syarat dan juga kriteria yang dibutuhkan. 

Selain jenis surat dinas yang sudah disebutkan, masih banyak jenis lainnya. Dimana selama ciri yang disebutkan ada dalam sebuah surat resmi, maka surat tersebut adalah surat dinas. 

Baca juga: Mengenal Copyright Sebagai Perlindungan Karya | Kredit Pintar

Contoh Surat Dinas Resmi 

Untuk memudahkan Anda dalam memahami tentang surat dinas ini, maka berikut ini adalah contoh dari surat dinas dari berbagai jenis: 

Surat Dinas Undangan 

Kop Surat 

Solo, 2 Maret 2022

Nomor : NS/1-02-2022

Lampiran : –

Perihal : Undangan Rapat 

Kepada. 

Yth. Ibu Olla Handinar

General Manager PT. Z

Jl. Rambutan 01

Solo

Dengan Hormat, 

Sehubungan dengan adanya rapat kerja skala nasional ke-12 yang diadakan oleh PT. Z, maka dengan adanya surat ini mengundang seluruh General Manager dan Brand Manager di seluruh daerah Indonesia untuk menghadiri rapat kerja tersebut. 

Rapat Kerja Nasional Ke-12 akan dilaksanakan pada: 

Hari/Tanggal : Sabtu, 12 Maret 2022

Pukul : 08.30 WIB – 15.00 WIB 

Tempat : Hotel XX, Jalan Mangga No. 6, Solo. 

Demikianlah surat undangan ini disampaikan, mengingat bahwa rapat kerja ini sangat penting, kami mengharapkan Bapak/Ibu untuk hadir tepat waktu. Atas perhatian yang telah diberikan, kami mengucapkan, Terima Kasih. 

Hormat kami, 

Direktur Utama PT. Z

Ir. Hardjo 

Itu adalah penjelasan akan surat dinas yang harus diketahui. Dimana yang paling penting saat pembuatan surat dinas adalah ada unsur dan ciri yang sudah disebutkan. Karena surat ini bersifat penting dan resmi, maka surat tidak bisa digunakan untuk urusan lain yang tidak tercantum dalam perihal. 

Demikianlah contoh surat dinas dan serba serbinya, dimana memang dapat dilihat bahwa surat dinas memang harus dikenal dan diketahui. Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam membuat surat dinas yang baik dan benar. 

Baca juga: Cara Menulis Artikel Dengan Benar? Cek Tips Berikut! | Kredit Pintar

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.