Semenjak sistem WFH (Work From Home) dan WFA (Work From Anywhere) merebak di kalangan pekerja, keberadaan Google workspace bagaikan sahabat karib. Bagaimana tidak? Anda kini tidak perlu repot-repot menyimpan dokumen pekerjaan pada komputer atau laptop.
Dengan segala fitur yang disediakan oleh Google, kini Anda dapat mengakses pekerjaan kapan saja dan di mana saja. Jika Sobat Pintar ingin mengetahuinya lebih lanjut, maka simaklah ulasan singkat berikut ini.
Baca juga: Cara Membuat Google Form Dengan Cepat Tanpa Ribet
Apa yang Dimaksud dengan Google Workspace?
Hari gini, siapa sih yang tidak mengenal Google? Sebagai salah satu raksasa dalam industri teknologi dunia, Google telah melebur dalam kehidupan sehari-sehari masyarakat di seluruh penjuru dunia.
Google workspace hadir sebagai fitur dengan paket lengkap yang dihadirkan untuk memudahkan kehidupan manusia. Sejalan dengan namanya (workspace), fitur yang satu ini memang dirancang untuk memudahkan pekerjaan Anda.
Seperangkat fitur yang dapat diakses melalui Google memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dalam pekerjaan. Walaupun terpisah oleh jarak, kehadiran Google membuat suatu pekerjaan tetap dapat diselesaikan secara bersama-sama.
Apa Saja Fungsinya?
Ada banyak fungsi yang dapat dirasakan oleh Sobat Pintar melalui Google workspace. Adapun fungsi-fungsi tersebut terdiri dari berbagai hal berikut ini:
- Berkomunikasi (baik via surel maupun video call)
- Membuat dokumen
- Menyimpan dan mengintegrasikan data atau dokumen
- Membuat agenda atau jadwal (pekerjaan, rapat, dan kegiatan-kegiatan lainnya)
- Mengerjakan suatu pekerjaan secara bersama-sama (berkolaborasi)
Bagaimana Sobat Pintar? Berbagai fungsi di atas sangat bermanfaat bukan dalam pekerjaan sehari-hari? Terlebih di era digital seperti saat ini, fitur-fitur yang dihadirkan oleh Google membuat kehidupan manusia makin tak terpisahkan dengan teknologi.
Adapun hal yang paling menggembirakan adalah semua fungsi di atas dapat Anda peroleh tanpa mengeluarkan uang sepeser pun. Jika pun ada biaya yang dibebankan, biasanya hanya untuk kalangan tertentu atau kepentingan khusus. Contohnya yakni ada biaya yang akan dibebankan jika kapasitas penyimpanan di Google sudah mencapai batas maksimum dan Anda membutuhkan space tambahan.
Baca juga: Inilah Cara Menghapus Akun Google dengan Mudah
Bagaimanakah Cara Kerjanya?
Anda tidak perlu bertapa di puncak gunung atau berendam dalam air suci untuk memahami cara kerja Google workspace. Percaya atau tidak, Google sangat mudah dioperasikan, bahkan oleh anak kecil sekalipun. Adapun cara kerja yang diulas dalam tulisan ini dibagi sesuai fitur-fitur yang disediakan oleh Google untuk mengelola workspace.
- Gmail
Dari namanya saja sudah jelas bahwa fitur ini digunakan untuk saling berkirim surel (surat elektronik). Anda dapat menggunakannya baik untuk kepentingan pribadi maupun pekerjaan. Bahkan tidak sedikit pula orang yang memiliki 2 akun surel untuk memisahkan antara kepentingan pribadi dengan pekerjaan.
Anda hanya perlu melakukan registrasi (sign up) saja. Isikan data diri secara lengkap dan buatlah alamat surel yang representatif (khususnya untuk pekerjaan). Setelah proses registrasi selesai, Sobat Pintar dapat menggunakannya untuk mengirimkan pesan dan dokumen (maksimal 25 MB).
- Google Drive
Namanya saja drive yang bermakna penyimpanan, maka fitur Google yang satu ini merupakan tempat yang tepat jika Anda tidak ingin memenuhi komputer atau laptop dengan tumpukan dokumen. Unggah saja dalam Google Drive dan rekan kerja Anda dapat mengaksesnya dari mana saja.
Jenis dokumen atau file yang bisa diunggah pun tidak terbatas jenisnya. Mulai dari dokumen-dokumen standar hingga video dan desain, semua dapat Anda masukkan ke dalamnya.
Namun perlu diingat bahwa kapasitas maksimal adalah 15 GB. Apabila Anda membutuhkan space tambahan, maka akan ada sejumlah biaya yang perlu Anda bayarkan kepada Google.
Selain menyimpan dan mengintegrasikan dokumen atau data, Google Drive juga dapat menjadi sarana bagi Anda untuk membuat 3 jenis dokumen standar. Adapun penjelasan singkatnya tertera di bawah ini.
- Docs
Sama halnya dengan Microsoft Word, Anda dapat membuat dokumen yang berisi untaian kata-kata penuh makna, terlebih jika berujung pada target pekerjaan. Menu-menu yang terdapat di dalamnya pun kurang lebih sama dengan Microsoft Word.
- Sheets
Fitur yang satu ini memiliki fungsi dan cara kerja yang senada dengan Microsoft Excel. Anda dapat membuat tabel berikut perhitungan-perhitungan analitis nan praktis melalui Google Sheets.
- Slides
Google Slides tidak jauh berbeda dengan Microsoft Power Point. Melalui fitur yang satu ini, Anda dapat membuat sebuah presentasi yang apik dan menarik. Cara kerjanya pun juga tidak jauh berbeda denagn Microsoft Power Point.
- Google Meet
Keberadaan Google Meet bagaikan dewa penolong saat pandemi Covid-19 melanda seluruh penjuru dunia. Melalui Google Meet, orang-orang dapat bersua secara daring (online) dan mendiskusikan berbagai hal.
Mulai dari materi pelajaran hingga pekerjaan. Bahkan tidak sedikit pula pihak yang memanfaatkan Google Meet untuk menyelenggarakan kelas-kelas daring atau webinar. Untuk itu, google meet juga dikenal sebagai google workspace for education.
- Google Calendar
Kalender yang dihadirkan oleh Google tentunya berbeda dengan apa yang tergantung pada dinding rumah Anda. Melalui Google Calendar, Anda dapat mengatur jadwal atau agenda secara praktis, ringkas, dan dapat diakses melalui gawai. Di samping itu, Google Calendar juga menyediakan fitur pengingat atau reminder yang akan memabntu Anda untuk menjalankan agenda-agenda penting.
Anda hanya perlu membuka Google Calendar lalu pilihlah tanggal yang telah dijadwalkan. Cukup tuliskan saja nama agenda berikut pengaturan waktunya. Jika pun membutuhkan rapat virtual, klik saja ikon Google Meet yang tersedia di dalamnya.
- Google Form
Di Indonesia, Google Form lazim digunakan oleh para mahasiswa tingkat akhir yang sedang berkutat dengan penelitian. Walaupun demikian, bukan berarti fitur yang satu ini hanya digunakan oleh mahasiswa saja, ya! Para pekerja pun juga banyak yang menggunakannya untuk berbagai kepentingan.
Anda tidak perlu berpusing ria ketika mengoperasikan Google Form. Baik UI (User Interface) maupun UX (User Experience) yang dihadirkan oleh Google membuat Anda dapat mengoperasikannya secara mudah.
Cukup kreasikan saja formulir atau kuesioner yang Anda kehendaki. Google bahkan juga menyediakan opsi agar tampilan Google Form lebih menarik. Jika sudah selesai dibuat, link formulir atau kuesioner dapat Anda bagikan kepada khalayak luas untuk diisi.
Baca juga: Cara Mengatur Margin di Word dan Google Docs
Sobat Pintar, kini Anda sudah mengetahui berbagai hal terkait Google workspace. Mulai dari pengertian, fungsi, hingga cara kerjanya, semua telah Anda peroleh dalam laman ini. Semoga tulisan ini dapat membantu Anda dalam mengoptimalisasi fitur-fitur Google dalam pekerjaan atau aktivitas sehari-hari.
Artikel ini adalah hasil kreasi dari Kredit Pintar, perusahaan fintech resmi yang berada di bawah pengawasan OJK, siap memudahkan masyarakat Indonesia melalui penyaluran pinjaman dana secara daring. Pantau selalu blog Kredit Pintar agar memperoleh berbagai informasi dan tips yang bermanfaat untuk kehidupan sehari-hari.
Silakan membaca 
