Slip gaji excel dan PDF merupakan salah satu administrasi keuangan perusahaan. Bagi para pengusaha, slip gaji dan slip gaji PDF diperlukan untuk menyusun laporan gaji para karyawan.
Keberadaan slip gaji, baik dalam format excel maupun PDF menunjukkan kredibilitas perusahaan. Slip gaji tidak hanya sebagai dokumen pelengkap, tetapi juga transparansi perusahaan terhadap hak gaji karyawan. Bagi perusahaan, slip gaji juga menjadi langkah untuk mengelola keuangan secara detail dan tertib. Dengan demikian, slip gaji perlu disusun dengan baik supaya administrasi keuangan tertata secara baik.

Baca juga: Komponen, Format, dan Cara Membuat Slip Gaji yang Benar
Apa Itu Slip Gaji dan Mengapa Penting?
Slip gaji merupakan dokumen resmi yang berisi catatan rincian penghasilan karyawan dalam periode tertentu. Informasi yang termuat dalam slip gaji meliputi identitas karyawan, keterangan gaji pokok, tunjangan, potongan, dan pajak (jika ada).

Informasi dalam slip gaji bisa disesuaikan tergantung pada kebijakan perusahaan. Prinsipnya slip gaji yang baik dapat memberi informasi sejelas-jelasnya terkait penghasilan karyawan. Lantas, mengapa slip gaji penting?
1. Transparansi
Slip gaji merupakan wujud transparansi perusahaan kepada karyawan. Informasi slip gaji menjelaskan hasil kerja karyawan dalam kurun waktu tertentu, misalnya satu bulan. Slip gaji tentu lengkap berisi rincian hak nominal yang diperoleh karyawan.
2. Administrasi
Slip gaji termasuk berkas administrasi keuangan. Keberadaan slip gaji menjadi bukti pembayaran yang sah dalam hal hukum dan audit. Ini juga menunjukkan upaya perusahaan menjaga kredibilitasnya.
3. Pencatatan Keuangan
Pembuatan slip gaji dapat membantu proses pencatatan keuangan sebuah perusahaan. Jika tertib membuat slip gaji, maka perusahaan memiliki pantauan data pengeluaran bulanan secara akurat dan profesional.
Baca juga: Lengkap! Inilah Daftar UMR Jabodetabek Terbaru 2023
Perbandingan Slip Gaji Excel dan PDF
Slip gaji biasanya disusun dalam format excel dan atau PDF. Pembuatan slip gaji dengan dua format tersebut tentu memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.Pilihan menentukan format excel dan PDF dapat disesuaikan dengan pertimbangan dan kepentingan masing-masing perusahaan. Pertimbangkan prinsip kepraktisan dan profesionalisme. Dua format slip gaji, baik excel dan PDF sebetulnya sama-sama bisa ditempuh. Kolaborasi dua format tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik untuk mewujudkan slip gaji profesional.
Kelebihan dan Kekurangan Slip Gaji Excel
Slip gaji excel kerap menjadi pilihan perusahaan karena berbagai kelebihannya dalam mengolah data. Berikut penjelasan kelebihan dan kekurangan slip gaji excel:
1. Kelebihan Slip Gaji Excel
Slip gaji excel memiliki berbagai kelebihan dibandingkan format lain. Pertama, slip gaji excel mudah diedit sehingga bila ada penambahan dan perubahan komponen, bisa langsung saja diubah dalam file.
Kelebihan kedua, slip gaji excel tergolong fleksibel karena memungkinkan pengguna menghitung pajak, tunjangan, dan potongan secara otomatis. Ketiga, slip gaji excel unggul karena bisa terintegrasi dengan software lain. Excel bisa diimpor atau diekspor ke berbagai aplikasi akuntansi.
Kelebihan keempat, biayanya efisien karena tidak membutuhkan software khusus. Excel tersedia dalam paket Microsoft Office sehingga membantu efisiensi biaya.
2. Kekurangan Slip Gaji Excel
Selain memiliki kelebihan, slip gaji excel juga mempunyai kekurangan. Pertama, slip gaji excel rentan kesalahan manual. Jika tidak hati-hati, maka perubahan manual menyebabkan kesalahan data.
Kedua, slip gaji excel kurang aman karena bisa dengan mudah diedit oleh pihak tidak berwenang jika tidak dilindungi password. Ketiga, slip gaji excel memiliki tampilan terbatas. Tampilan excel slip gaji tidak seprofesional slip gaji dalam format lain apabila tidak didesain dengan baik.
Kelebihan dan Kekurangan Slip Gaji PDF
Selain slip gaji excel, slip gaji PDF juga menjadi favorit. Berikut kelebihan dan kekurangan slip gaji PDF:
1. Kelebihan Slip Gaji PDF
Kelebihan slip gaji PDF yang pertama ialah mampu memberi hasil akhir yang rapi dan formal. Tampilan PDF memudahkan untuk menunjukkan slip gaji dengan tampilan profesional.
Kedua, tingkat keamanan tinggi karena dokumen PDF bisa dilindungi password dan bisa lebih aman dari perubahan. Secara umum, dokumen PDF juga tidak bisa diubah-ubah sembarangan jika tidak dikonversi ke format lain.
Keunggulan slip gaji PDF yang ketiga, yakni mudah dibagikan karena PDF kompatibel dengan berbagai perangkat. Mulai dari perangkat berupa ponsel, tablet, hingga perangkat komputer dapat mengakses PDF dengan mudah.
Kelebihan kempat, yakni format PDF sulit diubah sehingga cocok digunakan sebagai dokumen legal. Ini artinya, perusahaan bisa membagikan file PDF ke karyawan tanpa khawatir adanya perubahan format. Kalaupun akan dicetak, format PDF juga sangat minim perubahan dan pergeseran.
2. Kekurangan Slip Gaji PDF
Kekurangan slip gaji PDF yang pertama ialah sulit diedit. Jika ada kesalahan dalam file, maka perlu software khusus untuk melakukan perubahan.
Selain itu, slip gaji PDF juga tidak interaktif karena tidak mendukung penghitungan otomatis seperti pada excel. Kekurangan selanjutnya, proses pembuatan slip gaji PDF lebih lama. Pengguna tetap membutuhkan aplikasi tambahan untuk mengonversi slip gaji dari excel atau word ke PDF.
Mana yang Lebih Baik: Slip Gaji Excel atau PDF?
Tentukan format slip gaji yang akan dibuat dengan pertimbangan kebutuhan bisnis. Slip gaji excel dapat digunakan jika ingin fleksibel dan mudah disesuaikan. Format ini cocok untuk pengusaha kecil atau bisnis yang masih dalam proses berkembang. Sementara itu, slip gaji PDF bisa digunakan saat akan mengirim file slip gaji pada karyawan secara profesional. Format PDF juga ideal untuk perusahaan yang sering diaudit.
Tips Mengelola Slip Gaji
Tips mengelola slip gaji dapat dipraktikkan supaya slip gaji tertata dengan baik. Berikut tips mengelola slip gaji:

1. Menggunakan Template Siap Pakai
Pastikan sudah punya template slip gaji siap pakai. Template akan memudahkan menyusun slip gaji dengan hanya memasukkan data tanpa harus membuat template baru secara berulang. Kini banyak template slip gaji excel dan PDF yang tersedia, baik gratis maupun berbayar.
2. Memanfaatkan Software HR
Bisnis yang semakin berkembang dapat diimbangi dengan penggunaan software HR, seperti Talenta atau Gadjian. Software ini bisa secara otomatis menghasilkan slip gaji dalam format excel dan PDF.
3. Mematuhi Aturan Pajak
Saat membuat slip gaji, jangan lupa mencantumkan potongan pajak sesuai peraturan pemerintah. Ini menjadi hal yang penting dalam membuat slip gaji supaya terhindar dari masalah hukum. Perusahaan profesional pastina sudah menerapkan ketentuan ini dengan baik.
Slip gaji excel dan PDF dapat dikolaborasikan untuk menghasilkan transparansi yang baik kepada karyawan. Perhatikan administrasi keuangan secara baik dan konsisten. Salah satunya dengan upaya menyusun slip gaji secara tertata.
Baca juga: Seputar Slip Gaji: Fungsi, Jenis, dan Cara Membuatnya
Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech berizin dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman daring bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.