Begini Cara Mengisi Kwitansi yang Benar

Sebagian besar orang mungkin sudah mengetahui bahwa kwitansi adalah dokumen yang menjadi bukti pembayaran. Meski begitu, tidak semua orang tahu cara mengisi kwitansi dengan benar. Padahal kwitansi tidak bisa diisi secara sembarangan. 

Pada dasarnya, bukti transaksi merupakan hal yang sangat penting dalam bisnis karena membuktikan bahwa transaksi dilakukan secara sah dan resmi. Dengan adanya kwitansi sebagai bukti pembayaran, Sobat Pintar bisa menghindari masalah yang terjadi di kemudian hari.

Baca juga: Kwitansi Pembayaran: Pengertian Hingga Jenisnya

Oleh sebab itu, Sobat Pintar harus mengetahui cara mengisi kwitansi dengan baik dan benar. Apalagi jika kamu berencana membangun bisnis sendiri dalam waktu dekat.

Format Kwitansi

Untuk memahami cara mengisi kwitansi yang baik dan benar, Sobat Pintar harus mengetahui format kwitansi terlebih dulu. Sebab, dokumen ini memiliki beberapa bagian yang harus selalu ada, di antaranya adalah:

Nomor Kwitansi

Setiap kwitansi harus memiliki nomor yang dibuat secara urut dan mudah dikenali. Dengan adanya nomor, kamu bisa mengenali setiap transaksi yang telah kamu lakukan. 

Tanggal Transaksi

Seperti namanya, tanggal transaksi merupakan informasi yang menunjukkan kapan kamu melakukan transaksi. Tanggal ini akan membantu dalam pencatatan transaksi dalam bisnismu. 

Jumlah Uang

Setiap kwitansi harus memiliki kolom khusus untuk menuliskan jumlah uang yang ada pada transaksi.

Tujuan Pembayaran

Bagian ini berfungsi untuk memudahkan kamu mengidentifikasi transaksi yang telah dilakukan. Dengan begitu, kamu bisa membuat catatan yang jelas.

Pemberi dan Penerima Kwitansi

Keterangan pemberi dan penerima kwitansi merupakan kolom khusus yang memuat keterangan tentang siapa pemberi dan penerima kwitansinya. 

Tanda Tangan, Stempel, dan Materai

Ketiga bagian ini adalah bagian penting yang berfungsi menunjukkan legalitas serta keabsahan sebuah kwitansi. Khusus untuk penggunaan materai, berdasarkan pada UU Nomor 10 Tahun 2020, materai Rp10.000 bisa digunakan untuk dokumen berikut ini:

• Surat pernyataan, surat perjanjian, atau surat lain yang sejenis
• Akta notaris dan salinan, grosse, serta kutipannya
• Surat berharga dengan nama serta dalam bentuk apapun
• Akta Pejabat Pembuat Akta Tanah berikut salinan serta kutipannya
• Dokumen transaksi surat berharga, dokumen transaksi kontrak berjangka dengan nama serta dalam bentuk apapun
• Dokumen lelang, risalah lelang beserta minuta, salinan, dan grosse risalah lelang
• Dokumen yang menyatakan jumlah uang dengan nilai nominal lebih dari 5 juta rupiah yang menyebutkan penerimaan uang atau pengakuan bahwa utang atau seluruhnya atau sebagiannya sudah dilunasi atau diperhitungkan
• Dokumen lain yang ditetapkan dengan peraturan pemerintah.

Berdasarkan aturan tersebut, kwitansi hanya bisa menggunakan materai Rp10.000 jika transaksinya bernilai Rp5 juta atau lebih. 

Baca juga: Contoh Stempel Perusahaan

Cara Mengisi Kwitansi dengan Benar

Sebagai sebuah dokumen tertulis yang menjadi bukti resmi atas transaksi keuangan atau penerimaan dana, kwitansi harus ditulis dengan baik dan benar. Artinya, setiap informasi yang berhubungan dengan pembayaran maupun penerimaan uang harus ditulis dengan lengkap. 

Informasi tersebut adalah tanggal transaksi, nominal uang, tujuan pembayaran, hingga identitas pihak-pihak yang terlibat. Dengan adanya informasi yang lengkap, baik pemberi maupun penerima uang akan terhindar dari sengketa maupun kesalahan yang mungkin terjadi di kemudian hari.

Di sisi lain, kwitansi juga memiliki peran dalam administrasi keuangan bisnis dan juga pelaporan pajak. Maka dari itu, tak heran jika dokumen ini termasuk ke dalam bagian dari proses keuangan yang terorganisir. 

Mengingat pentingnya kwitansi dalam sebuah bisnis, seorang pebisnis harus mengetahui cara mengisi kwitansi dengan benar. Salah satu alasan utamanya adalah agar pebisnis terlindungi serta membuat transaksi menjadi transparan. 

Berikut cara mengisi kwitansi yang bisa kamu ikuti agar terhindar dari kesalahan dan kekeliruan:

Tulis nomor kwitansi

Ketika mengisi kwitansi, Sobat Pintar harus menuliskan nomor kwitansi terlebih dulu agar tidak lupa atau terlewat. Jika tidak, kamu akan kesulitan untuk melacak atau mengidentifikasinya ketika dibutuhkan di kemudian hari. 

Penulisan nomor ini bisa menggunakan berbagai format. Salah satunya adalah dengan menggunakan format Nomor Transaksi/Bulan/Tahun. 

Tulis Identitas Pemberi Uang

Berikutnya kamu harus menulis identitas pemberi uang secara lengkap. Identitas ini biasanya ditulis pada kolom “Telah Terima Dari” pada sebuah kwitansi. 

Tuliskan Nominal Uang

Setelah menuliskan identitas pemberi uang, selanjutnya tulis berapa nominal uang yang diberikan. Untuk penulisan nominal uang dalam kwitansi, terbagi menjadi dua bagian. Pertama, penulisan menggunakan huruf pada kolom “uang sejumlah”. Misalnya, tiga juta empat ratus ribu rupiah. Kemudian, penulisan menggunakan angka seperti “Rp3.400.000”.

Tulis Tujuan Pemberian Uang

Tujuan pemberian uang harus ditulis pada kolom “Untuk Pembayaran”. Misalnya, dalam transaksi jual beli sepeda motor, tujuan pemberian uangnya bisa ditulis dengan “pembelian sepeda motor X”.

Tuliskan Tanggal serta Tempat Transaksi

Selanjutnya, Sobat Pintar harus menuliskan tanggal serta tempat transaksi dilakukan. Informasi ini berguna untuk memberitahu kamu kapan serta di mana transaksi tersebut terjadi. 

Nama Lengkap dan Tanda Tangan

Kemudian tuliskan nama lengkap serta tanda tangan dari penerima uang. Biasanya bagian ini ditulis di sebelah kanan bawah pada sebuah kwitansi. 

Stempel, Materai, dan Salinan untuk Pemberi Uang (jika diperlukan)

Terakhir, tambahkan stempel perusahaan (jika ada) serta materai jika transaksi yang dilakukan bernilai Rp5 juta atau lebih. Kemudian, kamu juga bisa membuat salinan kwitansi jika pemberi uang memerlukannya. Tambahkan label “Copy” pada salinan agar tidak tertukar dengan kwitansi yang asli.

Ketika mengisi kwitansi, pastikan Sobat Pintar menuliskan semua informasi secara detail dengan menggunakan bahasa yang jelas dan rapi. Hal ini akan membuat setiap informasi mudah dipahami oleh pemberi maupun penerima kwitansi. Yang lebih penting lagi, kwitansi yang ditulis dengan jelas, detail, dan rapi dapat menjaga pihak-pihak yang terlibat dari kesalahan atau ketidakakuratan. 

Sebagai informasi tambahan, pastikan simpan salinan kwitansi secara baik agar dapat digunakan kembali ketika dibutuhkan. Selain itu, arsipkan kwitansi agar bisa digunakan dalam pencatatan transaksi serta pelacakan transaksi di kemudian hari. 

Contoh Kwitansi

Agar Sobat Pintar lebih mudah memahami cara mengisi kwitansi dengan benar, berikut beberapa contoh kwitansi yang bisa dijadikan referensi:

Baca juga: 4 Contoh Kwitansi Jual Beli Motor untuk Referensi

Artikel tentang cara mengisi kwitansi ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech terdaftar dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman online bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.