Petty Cash: Fungsi, Manfaat, dan Cara Pencatatan

Dalam aktivitas bisnis sehari-hari, Sobat Pintar pasti sering menemukan pengeluaran kecil yang harus dibayar cepat. Mulai dari beli alat tulis, biaya parkir, sampai konsumsi rapat mendadak. Untuk kebutuhan seperti inilah petty cash adalah solusi praktis yang banyak digunakan perusahaan agar operasional tetap lancar tanpa proses pembayaran yang berbelit.

Meski nominalnya tidak besar, peran kas kecil sangat penting dalam menjaga ritme kerja tim. Petty cash adalah dana khusus yang disiapkan untuk menutup kebutuhan rutin dan mendesak, sehingga aktivitas bisnis tidak terhambat. Lewat artikel ini, Sobat Pintar akan memahami fungsi petty cash dan alasan mengapa pengelolaannya perlu dilakukan dengan rapi dan bertanggung jawab.

Baca juga: Apa itu Cash Flow? Pengertian, Quadrant dan Statement

Apa Itu Petty Cash?

Petty cash adalah dana kas kecil yang disiapkan khusus untuk menutup pengeluaran operasional harian dengan nominal terbatas. Dana ini digunakan untuk kebutuhan praktis yang sifatnya mendesak, seperti membeli alat tulis, membayar parkir, atau kebutuhan kecil lain yang tidak efisien jika harus melalui proses pembayaran panjang. Dengan adanya petty cash, aktivitas kerja bisa tetap berjalan tanpa harus menunggu persetujuan berlapis.

Dalam praktiknya, petty cash membantu tim bergerak lebih cepat saat muncul kebutuhan mendadak. Di lingkungan pendidikan misalnya, dana ini sering dipakai untuk membeli kertas ujian, mengganti tinta printer, atau mengganti biaya transportasi staf. Kebutuhan-kebutuhan kecil seperti ini mungkin terlihat sepele, tetapi sangat berpengaruh pada kelancaran operasional jika tidak segera dipenuhi.

Bayangkan sebuah bimbingan belajar yang harus mencetak modul tambahan di menit terakhir, sementara tinta printer habis. Tanpa petty cash, proses administrasi bisa memakan waktu dan mengganggu jadwal belajar. Dengan kas kecil, staf bisa langsung membeli kebutuhan tersebut, mencatat pengeluaran, dan melaporkannya kemudian. Inilah alasan mengapa petty cash dianggap sederhana, tetapi perannya sangat krusial.

Baca juga: Perbedaan Plat Motor Cash dan Kredit yang Harus Anda Pahami

Manfaat Petty Cash untuk Bisnis Pendidikan

Dalam bisnis, alur operasional yang lancar sangat bergantung pada kesiapan dana untuk kebutuhan harian. Petty cash membantu bisnis menangani pengeluaran kecil yang sering muncul tanpa harus mengganggu proses belajar mengajar. Meski nominalnya terbatas, dampaknya cukup besar terhadap kelancaran aktivitas.

Salah satu manfaat utama petty cash adalah kepraktisan dan kecepatan. Kebutuhan seperti membeli alat tulis, membayar fotokopi materi, menyiapkan konsumsi acara kecil, atau menangani perbaikan ringan bisa langsung dilakukan. Tanpa kas kecil, proses administrasi yang panjang berisiko menghambat aktivitas operasional.

Selain itu, petty cash memberi fleksibilitas anggaran dan mempermudah pengawasan keuangan. Dana ini bisa digunakan untuk kebutuhan mendadak tanpa harus mengambil anggaran utama. Jika pencatatan dilakukan rapi dan disertai bukti transaksi, proses audit internal pun menjadi lebih mudah karena setiap pengeluaran tercatat jelas dan bisa ditelusuri kembali.

Metode Pencatatan Petty Cash

Meski nominalnya relatif kecil, petty cash tetap harus dicatat dengan rapi dan teratur. Pencatatan yang jelas membantu perusahaan menghindari selisih kas dan memudahkan pengawasan. Berikut langkah-langkah dasar pencatatan petty cash yang umum diterapkan.

1.  Menetapkan saldo awal (float)

Perusahaan terlebih dahulu menentukan jumlah dana petty cash, misalnya Rp1.000.000, lalu menyerahkannya kepada petugas kas kecil. Saldo awal ini menjadi batas penggunaan dana untuk pengeluaran operasional harian.

2.  Mencatat setiap pengeluaran

Setiap transaksi, sekecil apa pun, wajib dicatat. Pencatatan bisa dilakukan di buku kas kecil atau spreadsheet dengan mencantumkan tanggal, keterangan pengeluaran, nominal, dan bukti transaksi seperti struk atau nota.

3.  Mengumpulkan bukti transaksi

Petugas kas kecil bertanggung jawab menyimpan seluruh bukti pengeluaran. Bukti ini menjadi dasar pertanggungjawaban dan akan digunakan saat proses pengisian ulang dana.

4.  Melakukan pengisian ulang (restocking)

Ketika saldo petty cash menipis, petugas menyerahkan rekap pengeluaran beserta bukti transaksi ke bagian keuangan. Setelah diverifikasi, dana akan diisi kembali sesuai metode pencatatan yang digunakan.

Selain langkah di atas, perusahaan biasanya memilih salah satu dari dua metode pencatatan berikut.

Metode Tetap (Imprest Fund System)

1. Menetapkan saldo petty cash dengan jumlah tertentu.
2. Mencatat seluruh pengeluaran dan mengumpulkan bukti transaksi.
3. Mengisi ulang dana sebesar total pengeluaran agar saldo kembali ke jumlah awal.

Metode Berubah-ubah (Fluctuating Fund System)

1. Mencatat setiap pengeluaran langsung ke akun kas kecil.
2. Melakukan pengisian ulang dengan jumlah yang tidak selalu sama.
3. Menyesuaikan saldo petty cash dengan kebutuhan operasional yang berjalan.

Dengan langkah dan metode yang jelas, pengelolaan petty cash menjadi lebih tertib, transparan, dan mudah diawasi.

Tips Mengelola Petty Cash dengan Bijak

Mengelola petty cash tidak cukup hanya mencatat keluar masuk uang. Diperlukan aturan dan kebiasaan yang tepat agar dana kas kecil benar-benar digunakan sesuai tujuan dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. Berikut beberapa tips praktis yang bisa Sobat Pintar terapkan.

1.  Tetapkan kebijakan penggunaan yang jelas

Buat aturan tertulis mengenai batas maksimal pengeluaran, jenis biaya yang boleh dibayarkan, serta siapa saja yang berhak menggunakan petty cash. Misalnya, pengeluaran dibatasi Rp100.000 per transaksi dan wajib melampirkan struk asli agar mudah dipertanggungjawabkan.

2.  Gunakan pencatatan digital

Manfaatkan spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets untuk mencatat transaksi petty cash. Format digital memudahkan pemantauan saldo secara real-time dan membantu tim keuangan melakukan pengecekan tanpa harus menunggu laporan manual.

3.  Terapkan sistem persetujuan

Setiap pengeluaran sebaiknya melalui dua tahap, yaitu persetujuan petugas kas kecil dan verifikasi dari bagian keuangan. Cara ini efektif untuk mengurangi kesalahan pencatatan sekaligus mencegah penyalahgunaan dana.

4.  Pisahkan petty cash dari kas lainnya

Simpan petty cash di tempat khusus, seperti kotak atau amplop terpisah. Pemisahan ini membantu menjaga keakuratan saldo dan mempermudah proses rekonsiliasi saat dilakukan pengecekan.

5.  Lakukan audit secara berkala

Adakan pengecekan acak terhadap saldo dan bukti pengeluaran, misalnya dua minggu sekali. Audit sederhana ini membantu menjaga kedisiplinan internal dan memastikan petty cash tetap dikelola dengan tertib.

Baca juga: Cara Mengatur Perencanaan Keuangan Yang Baik dan Benar

Petty cash adalah solusi sederhana yang punya peran besar dalam menjaga kelancaran operasional bisnis, termasuk di dunia pendidikan. Dengan pengelolaan yang rapi dan aturan yang jelas, dana kas kecil bisa membantu tim bekerja lebih cepat tanpa mengorbankan akurasi keuangan. Bagi Sobat Pintar yang mengelola usaha atau institusi, memahami bagaimana petty cash digunakan dan dicatat dengan benar akan sangat membantu menjaga stabilitas operasional harian.

Artikel ini ditulis oleh Kredit Pintar, perusahaan fintech berizin dan diawasi OJK yang memberi kemudahan dalam penyaluran pinjaman daring bagi seluruh rakyat Indonesia. Ikuti blog Kredit Pintar untuk mendapatkan informasi, tips bermanfaat, serta promo menarik lainnya.